При смене бухгалтера бизнесу необходимо продолжать рассчитывать зарплату, проводить платежи, получать документы и сдавать отчётность. Передача дел пройдёт проще, если новый специалист сразу увидит, на какой дате остановился учёт, что уже сдано и какие задачи ещё открыты.
Согласуйте дату и распределите обязанности
Зафиксируйте дату, на которую передаёте учёт. Отдельно договоритесь, кто закрывает текущий месяц, рассчитывает ближайшую зарплату, сдаёт отчётность за предыдущий период и отвечает на требования, которые уже пришли. Передайте новому бухгалтеру список ближайших сроков с ответственными.
Передайте рабочую базу и резервную копию
Проверьте, что в 1С или другой учётной системе есть данные по всем организациям и периодам, которые должен принять новый бухгалтер. Сделайте резервную копию и убедитесь, что она открывается или восстанавливается. Если учёт ведётся в облаке, заранее уточните, у кого права администратора и как выдать доступ к рабочей базе.
Полезно зафиксировать, до какой даты проведены операции и какие месяцы закрыты. Тогда будет проще понять, какие записи нужно доделать в первую очередь.
Соберите документы, отчётность и расшифровки остатков
Передавайте документы по участкам и периодам. В комплект обычно входят:
- Договоры, акты, накладные, УПД и банковские выписки.
- Кадровые и зарплатные документы.
- Сданная отчётность и подтверждения её приёма.
- Оборотно-сальдовая ведомость и расшифровки остатков по расчётам с покупателями, поставщиками, сотрудниками и бюджетом.
- Сведения о сальдо единого налогового счёта (ЕНС), открытых требованиях и ближайших платежах.
Проверьте, доступны ли документы в системе электронного документооборота (ЭДО). Если акта или УПД нет, внесите его в список недостающих документов и укажите, у кого его запросить.
Настройте доступы и полномочия
Составьте список систем, с которыми предстоит работать: учётная база, ЭДО, сервис сдачи отчётности, личные кабинеты ведомств и интернет-банк. Выдайте новому бухгалтеру отдельные учётные записи с нужными правами. Если ему предстоит подписывать документы от имени компании, оформите соответствующие полномочия, в том числе машиночитаемую доверенность (МЧД), где она нужна.
Ключ электронной подписи и PIN-код владельца не передают. Когда полномочия прежнего бухгалтера прекращаются, отключите его доступы и отмените выданные ему доверенности, если они ещё действуют.
Зафиксируйте передачу актом
Перечислите, что передано, за какие периоды и где находятся файлы или оригиналы. Приложите список незавершённых задач: требования ФНС, неподписанные документы, несверенные расчёты и отчёты, которые ещё предстоит сдать. Для каждого пункта укажите срок и ответственного.
Например, в акте можно отметить: «База передана по состоянию на 31 октября. УПД от поставщика за октябрь не получен. Документ запрашивает менеджер по закупкам». Так новый бухгалтер понимает, с чего начать, а руководитель видит, какие вопросы ещё нужно закрыть.
«Партнёр Роста Консалт» поможет организовать передачу базы, документов и доступов и составить список задач на первые недели работы. Оставьте заявку с пометкой «ПЕРЕДАЧА».
