Перед сдачей зарплатной отчётности важно проверить всю цепочку: кадровые документы, начисления, фактические выплаты, удержанный налог и страховые взносы.
Ошибки часто начинаются с небольших деталей. Премия не попала в расчёт, дата выплаты указана неверно, сведения сотрудника не обновлены. Затем эти данные переходят в отчётность и требуют исправлений.
Разберём семь проверок, которые помогут подготовить 6-НДФЛ и РСВ за девять месяцев без спешки.
Когда сдавать отчётность
Общий срок представления 6-НДФЛ и РСВ за девять месяцев 2026 года — 26 октября 2026 года.
Обычный срок — 25 октября — приходится на воскресенье, поэтому переносится на ближайший рабочий день. Обязанность сдавать каждый расчёт нужно определять отдельно с учётом ситуации организации или ИП.
Подготовку лучше начать заранее: исправление начислений может потребовать проверки связанных документов и ранее поданных сведений.
1. Проверьте состав людей и персональные данные
Сопоставьте кадровые документы, договоры и данные учётной системы. Проверьте:
— ФИО, ИНН и СНИЛС;
— даты приёма и увольнения;
— сведения об исполнителях по договорам ГПХ;
— изменения персональных данных;
— отсутствие дублей в программе.
Увольнение сотрудника не означает, что его сведения нужно исключить из расчёта за период, в котором он работал или получал выплаты. А отсутствие выплаты в отдельном месяце не всегда означает отсутствие обязанности включить человека в РСВ.
2. Сверьте начисления с фактическими выплатами
Сопоставьте расчётные ведомости, банковские выписки и кассовые документы. Обратите внимание на выплаты на границе кварталов, задолженность по зарплате и перерасчёты.
Пример: окончательный расчёт зарплаты за сентябрь начислен 30 сентября, а выплачен 5 октября.
Для страховых взносов эта сумма относится к сентябрьскому начислению и отражается в РСВ за девять месяцев. Для НДФЛ денежный доход учитывается по дате фактической выплаты: октябрьская выплата попадёт в годовой 6-НДФЛ.
Поэтому одинаковые итоговые суммы в двух расчётах не являются обязательным условием правильного учёта. Причины расхождений нужно понимать и подтверждать документами.
3. Проверьте, как учтены разные виды выплат
В зарплатном учёте могут быть:
— оклад и премии;
— отпускные;
— пособия по временной нетрудоспособности;
— компенсации и материальная помощь;
— выплаты при увольнении;
— вознаграждения по договорам ГПХ.
Для каждой выплаты проверьте основание, дату и правила налогообложения. Базы по НДФЛ и страховым взносам могут различаться.
Особого внимания требуют разовые начисления: их легко провести с неверным видом дохода или настройкой обложения.
4. Проверьте ставки НДФЛ и налоговые вычеты
Сопоставьте расчёт налога с регистрами по каждому получателю дохода.
Убедитесь, что правильно определены применяемые ставки, учтены соответствующие налоговые базы и есть основания для предоставления вычетов. Проверьте изменения налогового статуса, возвраты налога и перерасчёты.
Если в течение года менялись настройки программы или сведения о сотруднике, посмотрите, с какой даты применены изменения и затронули ли они предыдущие расчёты.
5. Сопоставьте удержанный НДФЛ с уведомлениями
Составьте сверку по периодам:
— когда выплачен доход;
— сколько налога удержано;
— какая сумма указана в уведомлении;
— были ли исправления;
— как обязательства отражены на ЕНС.
Сравнение одной общей суммы за квартал может скрыть ошибку в отдельном периоде. Например, итог совпадает, но часть удержанного налога отнесена к другой дате.
Отдельно проверьте, что после перерасчёта обновлены все связанные сведения, а необходимость корректировки уведомления или расчёта рассмотрена.
6. Проверьте страховые взносы и показатели РСВ
Сверьте выплаты, необлагаемые суммы, базу и взносы по каждому застрахованному лицу. Затем сопоставьте персональные показатели с общими суммами расчёта.
Проверьте тарифы, применение предельной базы и основания для пониженных тарифов. Льгота должна соответствовать условиям, действующим именно для вашей организации.
Отдельная проверка для коммерческих организаций в 2026 году — взносы за руководителя. Действует специальное правило минимальной базы: отсутствие зарплаты само по себе не освобождает от начисления взносов. Необходимо проверить применение этого правила и предусмотренные исключения.
7. Проверьте действующие формы и контрольные соотношения
Перед формированием файлов обновите учётную программу и модуль сдачи отчётности.
Для РСВ в 2026 году применяется обновлённая форма; с 6 мая действуют изменения, внесённые приказом ФНС от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@. Используйте актуальные контрольные соотношения с учётом последующих уточнений ФНС.
Разберите ошибки и предупреждения программы. Если расхождение имеет законное объяснение, сохраните расчёт и подтверждающие документы. Если причина — неверные исходные данные, исправьте их и заново сформируйте отчёт.
Что проверить после отправки
Завершите работу проверкой результата приёма:
— получены ли подтверждающие документы;
— принят ли расчёт;
— нет ли уведомления об отказе или ошибки;
— совпадает ли принятая версия с окончательными данными учёта.
Сохраните отчёты, протоколы и рабочие сверки. Они пригодятся при последующих проверках и подготовке годовой отчётности.
Как помогает «Партнёр Роста Консалт»
Мы помогаем проверить зарплатные начисления, фактические выплаты, НДФЛ и страховые взносы, разобраться в расхождениях и подготовить необходимые корректировки.
Руководитель получает понятную картину: какие данные проверены, что нужно исправить и какие обязательства предстоят.
Оставьте заявку на сайте с пометкой «ЗАРПЛАТА» — определим, какие документы понадобятся для проверки учёта вашей компании.
Партнёр Роста Консалт
Помогаем подготовить отчётность с вниманием к деталям вашего бизнеса.
