Компания купила комплектующие для производства, но не получила документы от продавца. Чтобы провести покупку в учёте, ей предлагают чек на ту же сумму от другой фирмы. Даже если чек подлинный, он не подтверждает закупку у фактического поставщика. Если по такому документу уменьшили налоговую базу, инспекция может не принять расход.
Что подтверждает кассовый чек
Данные онлайн-касс обычно поступают в ФНС через операторов фискальных данных. Подлинность чека можно проверить по QR-коду в приложении «Проверка чека ФНС России». При проверке закупки важно сопоставить реквизиты чека с остальными документами: кто получил деньги, кто передал товар и соответствует ли покупка тому, что отражено в учёте.
Например, если материалы закупили в другом регионе, подтвердить сделку могут документы об оплате, отгрузке и приёмке. А если деньги принял посредник, из документов должно быть понятно, какую роль он выполнял. Расхождение в реквизитах стоит выяснить до того, как расход попадёт в декларацию.
Когда закупку можно учесть на УСН
С 2026 года перечень расходов на УСН «доходы минус расходы» расширен: теперь можно учитывать и другие затраты по правилам главы 25 НК РФ. При этом расходы должны быть обоснованы, связаны с деятельностью бизнеса, подтверждены документами и оплачены. Для отдельных затрат есть дополнительные условия. Например, если товар для перепродажи оплатили в сентябре, а продали в октябре, стоимость проданного товара учитывают в октябре.
Если товар закупил сотрудник
Допустим, мастер получил наличные под отчёт и купил крепёж для монтажа. Он передаёт бухгалтеру авансовый отчёт и прикладывает документы по покупке: кассовый чек и накладную, если её оформляли. Запись о приёмке или передаче крепежа на объект поможет связать закупку с конкретными работами.
Если в чеке есть и материалы для объекта, и личные покупки, отделите их друг от друга. В расходы на УСН включают только затраты бизнеса, которые отвечают условиям признания. А при закупках корпоративной картой сверьте выписку с отчётом сотрудника, чтобы один платёж не учли дважды.
Как исключение расходов повлияет на налог
Допустим, доходы компании за год составили 8 млн рублей, а заявленные расходы — 6 млн рублей. При ставке 15% налог составит 300 тыс. рублей. Если из расходов исключить 600 тыс. рублей, налог вырастет до 390 тыс. рублей. Разница — 90 тыс. рублей без учёта возможных пеней и штрафа. В этом примере налог по обычной ставке в обоих случаях выше минимального.
Что проверить перед сдачей декларации
- Начните с крупных закупок. Сверьте записи в книге учёта доходов и расходов с чеками, банковскими платежами и документами поставщиков.
- Проверьте, чем подтверждается получение. В зависимости от сделки это могут быть УПД, накладная, акт или документы о приёмке материалов. Если бумаги потерялись, запросите копии или электронные документы у фактического поставщика.
- Сверьте период учёта. Проверьте дату оплаты и условия признания расхода. Особенно внимательно посмотрите на товары для перепродажи, часть которых ещё лежит на складе.
- Разберитесь с уже сданной отчётностью. Если ошибка привела к занижению налога в поданной декларации, нужно пересчитать налог и подать уточнённую декларацию. Если инспекция уже направила требование, проверьте, какие операции она просит пояснить и до какого срока нужно ответить.
«Партнёр Роста Консалт» поможет сверить расходы с первичными документами, найти расхождения и понять, какие записи требуют исправления. Оставьте заявку с пометкой «РАСХОДЫ».
