Финансовые данные компании хранятся не только в бухгалтерской программе. Счета, договоры, банковские выписки, сведения о сотрудниках и переписка с контрагентами находятся в электронной почте, облачных сервисах, CRM и корпоративных хранилищах.
Поэтому одного скомпрометированного пароля иногда достаточно, чтобы злоумышленник получил доступ сразу к нескольким системам. Последствия могут быть серьёзными: подмена реквизитов, отправка фиктивных счетов, несанкционированные платежи, утечка персональных данных или блокировка рабочих документов.
Разберём семь базовых правил, которые помогут защитить финансовую информацию компании.
Почему электронная почта требует особой защиты
Корпоративная почта часто становится основной точкой входа во внутренние системы компании. Через неё сотрудники получают документы, ссылки для восстановления паролей, уведомления из банка, сообщения из облачных сервисов и бухгалтерских программ.
Получив доступ к почтовому ящику, злоумышленник может:
- изучить переписку с клиентами и поставщиками;
- найти счета, договоры и банковские реквизиты;
- отправлять сообщения от имени сотрудника;
- запросить восстановление паролей от других сервисов;
- заменить реквизиты в счёте или письме;
- получить сведения о сотрудниках и выплатах.
Поэтому безопасность финансовых данных необходимо начинать именно с защиты корпоративной почты.
1. Включите двухфакторную аутентификацию
Двухфакторная аутентификация требует не только ввода пароля, но и дополнительного подтверждения входа. Это может быть одноразовый код, специальное приложение или аппаратный ключ.
В первую очередь такую защиту следует включить для:
- корпоративной электронной почты;
- интернет-банка;
- облачной бухгалтерии и 1С;
- CRM;
- электронного документооборота;
- облачных хранилищ;
- сервисов сдачи отчётности;
- личных кабинетов на государственных порталах.
Если пароль станет известен постороннему, дополнительное подтверждение усложнит вход в систему.
При этом сотрудники не должны сообщать одноразовые коды другим людям — даже тем, кто представляется специалистом банка, технической поддержки или руководителем компании.
2. Используйте разные пароли
Одинаковый пароль для нескольких сервисов создаёт цепную реакцию. Если данные для входа утекут на одном сайте, злоумышленники могут проверить их в корпоративной почте, CRM, облачном хранилище и других системах.
Надёжный пароль должен быть:
- длинным;
- уникальным для каждого сервиса;
- не связанным с названием компании, именем сотрудника или датой рождения;
- недоступным другим пользователям.
Хранить пароли в блокноте, таблице или переписке также небезопасно. Для этого лучше использовать менеджер паролей с надёжным основным паролем и двухфакторной аутентификацией.
Общие учётные записи желательно исключить. У каждого сотрудника должен быть собственный логин — так проще контролировать права и устанавливать, кто совершил конкретное действие.
3. Подтверждайте срочные платежи по второму каналу
Фразы «срочно оплатите», «никому не сообщайте» или «руководитель уже всё согласовал» должны восприниматься как повод для дополнительной проверки.
Даже если сообщение пришло с привычного адреса или аккаунта руководителя, необходимо:
- перезвонить по заранее известному номеру;
- уточнить назначение платежа;
- отдельно проверить новые реквизиты;
- подтвердить операцию у ответственного сотрудника;
- не использовать контакты, указанные в подозрительном письме.
Для крупных платежей и операций по новым реквизитам полезно применять правило двух согласований. Например, один сотрудник создаёт платёж, а другой проверяет и подтверждает его.
Дополнительное подтверждение занимает несколько минут, но может предотвратить серьёзные финансовые потери.
4. Разделяйте права доступа
Не каждому сотруднику нужен полный доступ ко всем финансовым данным компании.
Менеджеру может быть достаточно видеть счета и документы по своим клиентам. Кадровому специалисту не требуется право подтверждать банковские платежи. Сотрудник, который формирует платёжное поручение, не обязательно должен иметь возможность самостоятельно отправить его в банк.
Необходимо определить:
- кто имеет доступ к бухгалтерской базе;
- кто может просматривать банковские операции;
- кто создаёт и подтверждает платежи;
- кто видит персональные данные сотрудников;
- кто может изменять справочники и реквизиты;
- кто имеет административные права.
Права следует выдавать в минимально необходимом объёме. При переводе сотрудника на другую должность их необходимо пересматривать, а при увольнении — закрывать в день прекращения работы.
Отдельно стоит регулярно проверять старые учётные записи подрядчиков, временных сотрудников и специалистов технической поддержки.
5. Проверяйте письма, ссылки и вложения
Поддельное письмо может почти полностью повторять оформление банка, налогового органа, оператора электронного документооборота или знакомого контрагента.
Перед открытием вложения или переходом по ссылке проверьте:
- полный адрес отправителя;
- правильность написания домена;
- название и расширение файла;
- соответствует ли содержание письма обычному порядку общения;
- ожидали ли вы этот документ;
- не требует ли отправитель срочного и необычного действия.
Особое внимание необходимо уделять сообщениям о блокировке счёта, задолженности, налоговой проверке, изменении реквизитов или неожиданном документе на подпись.
Если письмо вызывает сомнение, лучше связаться с отправителем через ранее известный номер или адрес.
6. Создавайте резервные копии и проверяйте восстановление
Резервная копия должна храниться отдельно от основной системы. Если рабочие файлы и их копия находятся в одном месте и доступны по одной учётной записи, при взломе или заражении могут пострадать оба комплекта данных.
Копировать следует:
- бухгалтерские базы;
- кадровые документы;
- договоры и первичные документы;
- банковские выписки;
- важную корпоративную переписку;
- настройки и справочники рабочих систем.
Важно не только настроить автоматическое копирование, но и периодически проверять, можно ли фактически восстановить информацию.
Наличие файла с резервной копией ещё не означает, что он не повреждён и содержит актуальные данные.
7. Подготовьте план действий при инциденте
Во время атаки сотрудники часто теряют время, потому что не знают, кому сообщать о проблеме и что делать в первую очередь.
В компании должен быть установлен понятный порядок действий:
- Кому сотрудник сообщает о подозрительном входе, письме или платеже.
- Кто блокирует скомпрометированную учётную запись.
- Кто меняет пароли и завершает активные сеансы.
- Кто связывается с банком, технической поддержкой и обслуживающей организацией.
- Где находятся резервные копии.
- Как сохранить подозрительные письма, журналы входов и другие сведения об инциденте.
- Кто принимает решение о восстановлении систем и возобновлении работы.
Контакты ответственных лиц и инструкции должны быть доступны не только внутри потенциально скомпрометированной системы.
Многофакторная аутентификация, защита от фишинга, резервное копирование и заранее подготовленный порядок реагирования входят в базовые рекомендации NIST по кибербезопасности малого бизнеса.
Голосовые сообщения и видеозвонки тоже нужно проверять
Современные технологии позволяют имитировать голос и внешность человека. Поэтому голосовое сообщение или видеозвонок от имени руководителя нельзя считать достаточным подтверждением платёжного поручения.
Для защиты можно использовать:
- кодовое слово внутри команды;
- обратный звонок по заранее сохранённому номеру;
- повторное согласование платежа в другом канале;
- обязательное подтверждение операций по новым реквизитам;
- участие второго ответственного сотрудника в крупных платежах.
Кодовое слово не должно быть единственной мерой защиты. Его необходимо сочетать с установленным порядком проверки и согласования операций.
Чек-лист для быстрой проверки
Проведите короткую проверку и ответьте на следующие вопросы:
- Включена ли двухфакторная аутентификация в почте и рабочих сервисах?
- Используются ли разные пароли?
- Есть ли общие учётные записи?
- Удалены ли доступы бывших сотрудников?
- Кто может создавать и подтверждать платежи?
- Как проверяются новые реквизиты контрагентов?
- Где хранятся резервные копии?
- Когда последний раз проверялось восстановление данных?
- Знают ли сотрудники, кому сообщать о подозрительном письме?
- Есть ли установленный порядок действий при инциденте?
Если хотя бы на один вопрос нет точного ответа, соответствующий процесс необходимо проверить.
Безопасность финансовых данных начинается с порядка
Для защиты информации недостаточно установить антивирус или приобрести дополнительный сервис. Большинство мер работают только тогда, когда в компании распределены права, установлены правила подтверждения платежей, своевременно закрываются доступы и сотрудники понимают порядок действий.
ООО «Партнёр Роста Консалт» помогает организовать безопасный обмен бухгалтерскими документами, распределить доступы к учётным данным и выстроить понятное взаимодействие между руководителем, бухгалтерией и сотрудниками.
Проверьте порядок работы с финансовой информацией заранее — до того, как ошибка или чужой доступ приведут к потерям.
