При выборе бухгалтерского аутсорсинга предприниматели обычно оценивают стоимость, опыт специалистов и сроки сдачи отчётности. Но есть ещё один важный вопрос: как исполнитель соблюдает требования 115-ФЗ.
У бухгалтерского подрядчика могут возникать собственные обязанности по противодействию отмыванию преступных доходов и финансированию терроризма. За нарушение применимых к нему требований он несёт самостоятельную ответственность.
Поэтому профессиональное сопровождение предполагает внимание к документам, основаниям операций и процедурам внутреннего контроля.
Когда требования 115-ФЗ распространяются на бухгалтерского подрядчика
Статья 7.1 Федерального закона № 115-ФЗ предусматривает обязанности для лиц, оказывающих бухгалтерские услуги, когда они готовят или осуществляют от имени либо по поручению клиента определённые операции.
В их числе:
— сделки с недвижимостью;
— управление денежными средствами, ценными бумагами или другим имуществом клиента;
— управление банковскими счетами;
— привлечение средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
— создание организаций, обеспечение их деятельности или управление ими, а также покупка и продажа организаций.
Чтобы определить применимые требования, необходимо оценивать фактические функции исполнителя и операции, в которых он участвует. Само название услуги в договоре не даёт полной картины работы.
Какие обязанности возникают у внешней бухгалтерии
Для исполнителя, подпадающего под соответствующие требования, работа включает несколько направлений.
Организация внутреннего контроля. Необходимо разработать правила, назначить ответственное должностное лицо, обеспечить предусмотренное обучение и доступ к личному кабинету Росфинмониторинга.
Идентификация и проверки. Нужно устанавливать необходимые сведения о клиенте и других предусмотренных законом лицах, проводить проверки и оценивать риски.
Работа с информацией. Требуется фиксировать и хранить сведения, поддерживать их актуальность и соблюдать установленные правила конфиденциальности.
Передача сведений регулятору. В предусмотренных законом случаях информация направляется в Росфинмониторинг в установленном порядке.
Эти обязанности требуют организованных процедур внутри бухгалтерской компании.
За какие нарушения аутсорсер может отвечать
Нарушения могут касаться, например:
— отсутствия необходимых правил внутреннего контроля;
— неназначения ответственного должностного лица;
— непроведения требуемой идентификации и проверок;
— невыполнения обязанностей по передаче информации;
— нарушений порядка фиксации и хранения сведений.
За неисполнение применимых требований предусмотрена административная ответственность, в том числе по статье 15.27 КоАП РФ. Конкретная санкция зависит от состава нарушения и обстоятельств дела.
Работа на аутсорсинге сама по себе не освобождает исполнителя от ответственности за его собственные нарушения.
Почему бухгалтер запрашивает дополнительные документы
Представим ситуацию: клиент поручает подготовить платёж, но из представленных документов непонятны его основание, получатель или связь с деятельностью компании.
В такой ситуации запрос договора, приложений или пояснений помогает установить фактические обстоятельства операции.
Поэтому просьба бухгалтера уточнить информацию может быть частью необходимой проверки. Предпринимателю полезно заранее согласовать, какие документы передаются исполнителю и в какие сроки.
Понятный порядок взаимодействия помогает избежать ситуации, когда платёж нужно провести срочно, а подтверждающие сведения ещё не собраны.
Как распределяется ответственность между клиентом и аутсорсером
Важно различать две вещи: собственные обязанности бухгалтерского подрядчика по 115-ФЗ и ответственность клиента за его действия.
Аутсорсер отвечает за соблюдение требований, которые распространяются на него как на исполнителя. Обязанности бизнеса и его руководителя при этом сохраняются.
Это не означает, что бухгалтерская компания автоматически принимает на себя ответственность за любые операции заказчика или компенсирует последствия каждого ограничения по счёту.
В договоре и рабочих регламентах стоит определить:
— кто предоставляет и проверяет документы;
— кто принимает решение о проведении платежа;
— кто готовит и кто подписывает платёжные документы;
— кто взаимодействует с банком;
— как сотрудники действуют при выявлении вопросов к операции.
Так обе стороны понимают свои функции и последовательность действий.
Что уточнить при выборе бухгалтерского аутсорсинга
Перед заключением договора обсудите с исполнителем:
- Как он определяет свои обязанности по 115-ФЗ.
- Какие сведения запрашивает при начале обслуживания.
- Как организованы проверки и внутренний контроль.
- Как распределяются обязанности по платежам и ответам банку.
- Как документируются выявленные вопросы и принятые решения.
Ответы помогут оценить, насколько системно организована работа подрядчика.
Как помогает «Партнёр Роста Консалт»
Мы помогаем предпринимателям и организациям разобраться с документами, запросами банков и ограничениями по 115-ФЗ.
Изучаем ситуацию, сопоставляем операции с подтверждающими материалами, помогаем подготовить пояснения и определить дальнейшие действия.
Оставьте заявку на сайте с пометкой «115-ФЗ» — расскажите о своей задаче, и мы подскажем, какие документы и шаги потребуются.
Партнёр Роста Консалт
Бухгалтерское сопровождение с вниманием к требованиям закона.
