К концу октября у руководителя появляется возможность оценить состояние учёта перед подготовкой годовой отчётности. Полезно проверить, насколько достоверны остатки, подтверждены расходы и понятны расчёты с контрагентами и бюджетом.
Некоторые проблемы обнаруживаются через простые вопросы: почему покупатель числится должником после оплаты, откуда появился отрицательный остаток товара и почему давно исполненный договор всё ещё отражается как незакрытый аванс.
Ниже — семь сигналов, с которых можно начать проверку.
1. Остатки по банку и в учётной системе различаются
Если остаток по банковской выписке не совпадает с данными учёта на ту же дату, необходимо установить причину.
Возможные источники расхождения — неполная загрузка выписки, дублирование операций, неверные начальные остатки или отражение платежа по другому счёту.
При сверке важно сопоставлять одинаковые даты и учитывать все операции за выбранный период.
Что проверить: банковские выписки, начальные и конечные остатки, полноту отражения поступлений и списаний.
2. Появляются необъяснённые отрицательные остатки
Например, программа показывает отрицательное количество товара: списание уже отражено, а соответствующее поступление отсутствует либо внесено другой датой.
Причина может быть связана с запоздавшими документами, ошибкой в наименовании товара или последовательностью отражения операций.
Отдельное внимание требуется, если отрицательный остаток возникает по кассе.
Что проверить: документы поступления и списания, даты операций, выбранные склады и товарные позиции. Обнаруженное расхождение необходимо сопоставить с фактическими данными.
3. Расходы не подтверждены документами
Оплата поставщику прошла, но необходимых документов у бухгалтерии нет. Если такие ситуации накапливаются, становится сложнее подтвердить содержание операций и проверить правильность их отражения.
Первичные документы служат основанием для оформления фактов хозяйственной жизни. Для признания расходов при расчёте налога на прибыль также важны обоснованность, документальное подтверждение и связь с деятельностью, направленной на получение дохода.
Что проверить: какие документы отсутствуют, кто отвечает за их получение и как отсутствие документов влияет на учёт и налоги с учётом применяемого режима.
4. Авансы остаются незакрытыми после исполнения договора
Само наличие аванса нормально, если поставка или выполнение работ ещё ожидаются.
Проверка нужна, когда обязательства уже исполнены, а предоплата продолжает числиться в учёте. Возможно, документ поступления не проведён, выбран другой договор или не отражён зачёт аванса.
Что проверить: условия договора, факт исполнения, документы поставщика, возвраты и отражение зачёта предоплаты.
5. Старая задолженность переносится без расшифровки
В учёте могут сохраняться долги, по которым давно не проводилась сверка. Руководителю при этом непонятно, какие суммы действительно подлежат получению или оплате.
Часть расхождений может объясняться неотражёнными платежами, возвратами, зачётами или неверным распределением расчётов между договорами.
Что проверить: состав задолженности по каждому контрагенту, основания её возникновения, сроки оплаты и результаты сверок.
Решение о дальнейших действиях принимают после проверки документов и фактических обстоятельств.
6. Расчёты с бюджетом невозможно объяснить
Если сведения в учёте не совпадают с данными ЕНС, важно выяснить, какие начисления, платежи или документы сформировали разницу.
Состояние ЕНС можно проверить в личном кабинете налогоплательщика. При необходимости можно запросить справку о сальдо и другие сведения для сверки.
Что проверить: данные на сопоставимую дату, отражённые обязательства, перечисленные суммы и представленные декларации или уведомления.
7. Одни и те же ошибки возникают повторно
Регулярные дубли платежей, потерянные документы и неверные договоры в расчётах указывают на необходимость проверить организацию работы.
Возможные причины — отсутствие ответственного за передачу документов, сбои обмена данными, несогласованные действия сотрудников или недостаточный контроль после загрузки операций.
Что проверить: как возникает ошибка, на каком этапе её должны обнаружить и какие изменения помогут предотвратить повторение.
Как это выглядит на практике
Рассмотрим условный пример.
Компания перечислила поставщику 120 000 рублей. Товар получен, УПД подписан. Однако при отражении поступления в программе был выбран другой договор.
В результате в учёте может одновременно сохраняться незакрытый аванс по одному договору и задолженность по другому.
Сверка помогает установить, относятся ли документы и платёж к одной поставке, и определить необходимые исправления. Без такой проверки руководитель может получить неверное представление о долге перед поставщиком.
Что подготовить для первоначальной проверки
Обычно для начала анализа полезны:
— оборотно-сальдовая ведомость с расшифровками;
— банковские выписки за выбранный период;
— сведения о задолженности и незакрытых авансах;
— договоры и первичные документы по спорным операциям;
— представленные отчёты и подтверждения их приёма;
— сведения о расчётах с бюджетом.
Точный состав данных зависит от системы налогообложения, деятельности компании и выявленных расхождений.
Какой результат должна дать проверка
Каждый из перечисленных сигналов требует анализа. Расхождение может объясняться сроками отражения операции, особенностями договора или ошибкой, которую необходимо исправить.
По итогам проверки руководителю нужен понятный перечень:
— какие расхождения подтверждены;
— чем они вызваны;
— какие документы необходимо получить;
— какие исправления требуются;
— кто отвечает за выполнение и в какие сроки;
— как предотвратить повторение ошибок.
Как помогает «Партнёр Роста Консалт»
В «Партнёр Роста Консалт» помогаем разобраться в состоянии бухгалтерского и налогового учёта, проверить расчёты и определить приоритетные задачи.
Обратитесь к нам с пометкой «АУДИТ» — подскажем, какие данные понадобятся для первоначальной проверки именно вашей компании.
Партнёр Роста Консалт — помогаем привести учёт в порядок и сделать цифры понятными.
