Компания может вовремя сдавать отчётность и при этом терять деньги из-за ошибок в учёте. Одни расходы остаются без документов, другие неправильно отражаются в расчётах, а финансовые решения принимаются по остатку на банковском счёте.
Такие проблемы не всегда заметны сразу. Постепенно они искажают представление о прибыли, усложняют работу с налогами и мешают оперативно отвечать на запросы банка.
Рассмотрим четыре ситуации, которые стоит проверить руководителю.
1. Документы по расходам не доходят до бухгалтерии
Акт остаётся в переписке менеджера, накладная — на складе, а закрывающие документы от подрядчика никто не запрашивает.
Компания уже потратила деньги, но бухгалтерия не получила необходимые сведения и подтверждения. В результате расходы могут не попасть в учёт своевременно, а финансовые показатели — оказаться неточными.
На режимах, где расходы уменьшают налоговую базу, отсутствие необходимых документов также может привести к тому, что затраты не будут учтены при расчёте налога.
Как снизить риск
Установите понятный порядок передачи документов: кто получает их от поставщика, кому направляет и в какой срок. Отдельно ведите список недостающих документов с ответственными за их получение.
Руководителю полезно периодически уточнять, какие расходы ещё не закрыты документами и как это влияет на показатели компании.
2. Документы для вычетов НДС не проверяют системно
Оплата поставщику сама по себе не означает, что компания выполнила все условия для вычета НДС. Важно проверить необходимые документы и основания для его применения.
Если недостающие документы не запрашивают, вычет может откладываться. Если же его заявляют без достаточного подтверждения, возникает налоговый риск.
Проблема часто связана с отсутствием регулярного контроля: бухгалтерия видит недостачу, но запрос поставщику остаётся без ответа, а вопрос переносится из месяца в месяц.
Как снизить риск
Ведите перечень недостающих счетов-фактур, УПД и других подтверждающих документов. Фиксируйте, кто связывается с контрагентом и когда ожидается ответ.
Полезно контролировать не только количество незакрытых вопросов, но и суммы НДС, по которым требуется проверка.
3. Прибыль оценивают по деньгам на счёте
Остаток на расчётном счёте показывает наличие денег, но не размер заработанной прибыли. Среди поступлений могут быть авансы покупателей, а часть обязательств компания ещё не оплатила.
Для производства особенно важно знать фактическую себестоимость. Если учитывать только материалы и не включать другие связанные затраты, продукция может выглядеть значительно прибыльнее, чем она есть.
В итоге выручка растёт, заказов становится больше, а ожидаемой прибыли компания не получает.
В одном из наших кейсов расчёт себестоимости помог руководителю увидеть экономику продукции и принимать решения на основе цифр.
Как снизить риск
Проверяйте, какие затраты включаются в себестоимость и как распределяются общие расходы. Сопоставляйте плановые расчёты с фактическими результатами.
Руководителю важно понимать, сколько компания зарабатывает на конкретных продуктах или заказах и какие расходы влияют на этот результат сильнее всего.
4. Ответ на запрос банка готовят в последний момент
Когда банк запрашивает документы в рамках 115-ФЗ, компании необходимо собрать сведения по операциям и подготовить последовательные пояснения.
Если договоры хранятся у одного сотрудника, акты — у другого, а назначение платежа может объяснить только руководитель, подготовка ответа затягивается.
В спешке проще пропустить часть запроса или направить документы, которые не дают полного представления об операции.
Мы подключались к таким ситуациям: систематизировали документы и помогали подготовить обоснованные пояснения для банка.
Как снизить риск
Организуйте хранение документов так, чтобы по конкретной операции можно было быстро найти договор, подтверждение исполнения и сведения об оплате.
При получении запроса определите ответственного, проверьте перечень требуемых документов и срок ответа. Пояснения должны соответствовать фактической деятельности компании и предоставленным материалам.
С чего начать проверку учёта
Для первичной оценки задайте бухгалтерии четыре вопроса:
- По каким расходам не хватает документов?
- Какие суммы НДС требуют дополнительной проверки?
- Насколько точно рассчитана себестоимость продукции или услуг?
- Можно ли оперативно собрать документы по запросу банка?
Ответы помогут определить участки, которым нужно уделить внимание в первую очередь.
Цель проверки — получить достоверную картину бизнеса, обнаружить потери и исправить ошибки до того, как они повлияют на работу компании.
Проверьте, где ваш бизнес теряет деньги
«ПартнерРостаКонсалт» поможет оценить состояние учёта и определить приоритетные направления проверки.
Оставьте заявку на консультацию через форму на сайте.
